Workflow: Arbeit mit Formaten – Arbeiten mit Format

Wer in Mediengestalter- und Publishing-Fachforen auf diesem Globus eine InDesign-, XPress- oder Word-Frage stellt, aus der erkennbar ist, dass der Fragesteller – vorsichtig ausgedrückt – noch auf dem Stand von »DTP 1.0« wurstelt arbeitet, bekommt nicht immer freundliche Antworten.

Zu den allerersten Belehrungen gehört normalerweise, dass unbedingt jedem Element irgendein (spezifisches) Format zugewiesen sein sollte. In InDesign erstreckt sich diese Weisheit meistens nicht nur auf Absätze und Zeichen, sondern auch auf Objekte, Aufzählungen, Dokumenteinrichtung und PDF-Exporteinstellungen.

Weil die Äußerungen der Fachleute zu diesem Themengebiet praktisch immer dasselbe – nur in leicht unterschiedlicher Formulierung und mit variierendem Sarkasmus – beinhalten, habe ich hier versucht, eine möglichst umfassende Sammlung der Für- und Widerworte (jawohl, auch die gibt’s!) zu erstellen.

Für den konsequenten Einsatz von Formaten/Stilen vor allem in InDesign

• Die Arbeit wird teilweise erheblich vereinfacht/beschleunigt durch
• das Bündeln der Einstellungen für eine große Anzahl Textstellen an einer Stelle im Programm.
• das Vererben von Einstellungen.
• das Automatisieren von Auszeichnungen (verschachtelte Zeichenformate, GREP-Stile).
• die Möglichkeit, riesige Textmengen in einer vorgegebenen Formatreihenfolge zu formatieren.
• das Verknüpfen von Objektformaten und Absatzformaten, so dass in bestimmten Textrahmen automatisch das richtige Absatzformat angewendet wird.
• das Verknüpfen von Tabellen-/Zellenformaten und Absatzformaten, so dass in bestimmten Tabellenzellen automatisch das richtige Absatzformat angewendet wird.
• gegebenenfalls die direkte Zuweisung von Textformatierungen auf Grundlage von Formaten in importierten Dateien.
• Die Produktionssicherheit wird erhöht und Fehler werden vermieden, weil
• bei typografischen Änderungen selbst in unübersichtlichen Layouts keine Textstelle vergessen werden kann.
• beim Kopieren von Elementen in andere Dateien Einstellungen mitkopiert oder zumindest »identisch verfälscht« (und daher auch wieder gemeinsam korrigiert) werden können.
• auch einem Kollegen (oder dem ursprünglichen Gestalter nach längerer Zeit) schnell klar ist, welche Einstellung für welche Textstellen relevant ist und warum die Datei aussieht, wie sie aussieht.
• Das Werk wird flexibler nutzbar, da
• Formate vom Layoutprogramm selbst oder von den entsprechenden Konvertierungswerkzeugen direkt in CSS-Stile für die XHTML-Ausgabe umgewandelt werden können.
• das Tagging für barrierefreie PDFs stärker automatisiert werden kann, wenn jedem Element ein sinnvolles Format zugewiesen ist.

Wider die Verwendung von Formaten/Stilen

• in InDesign
• Im »Rumprobierstadium« eines neuen Designs, vor allem bei Werken mit geringem Seitenumfang, kann die Sauberhaltung von Formaten mühsam sein. In so einem Fall definiert man die Formate dann am besten anhand der finalen Mustertexte und -objekte der fertigen Gestaltung, bevor das Layout im Detail ausgearbeitet wird.
• In Layouts, die extrem wenig Text enthalten (Stempel, Einladungskarten mit drei Zeilen u. ä.) und voraussichtlich nicht wiederverwendet werden, verliert man zwar nicht unbedingt Zeit oder Kreativität, wenn man Formate anlegt – gewinnt aber auch keine.
• in Illustrator
• Die Vererbung funktioniert nicht wie in InDesign. [Muss noch genauer ausgeführt werden.]
• in XPress
• [Recherche läuft noch]

 
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